Alimentation de l'annuaire LDAP du Scribe par importation de comptes

Remarque

Il faut au préalable avoir récupéré les fichiers sur Sconet et sur STSWeb.

Voir si besoin cette documentation.

Importation automatisée des comptes élèves puis enseignants

Dans l'EAD[1], on choisit le menu "Outils - Importation"

  • Importation annuelle des bases : à utiliser lors de la première importation de l'année

    Elle ajoute les utilisateurs et groupes manquants après avoir purgé les classes et options (import des élèves) ou les équipes pédagogiques (import des professeurs).

  • Mise à jour des bases : à utiliser pour toutes les mises à jour élèves ou personnels

    Elle ajoute seulement les utilisateurs et groupes manquants sans modifier les groupes existants.

Attention : Dans le cas où l'import initial doit être réalisé en plusieurs passes (ex : cités scolaires...), l'option importation annuelle ne doit être utilisée qu'au premier tour.

Dans le cas d'un collège ou d'un lycée, on choisit l'option "Sconet".

L'option AAF correspondrait à l'utilisation d'un annuaire fédérateur, non accessible pour l'instant.

L'option BE1D correspond aux écoles avec des fichiers extraits de "BaseEleves"

L'option Texte offre la possibilité de construire et utiliser un fichier au format csv.

L'option "élèves et responsables" permet de créer un compte aux parents des élèves. Ceci n'est utile que lorsque le scribe est placé dans la zone "DMZ" de l'AMON[2] et lorsque des services intéressant les familles sont installés et activés (cahier de texte "chocolat", "GEPI", ...)

Dans l'académie de Lyon, depuis la mise en place des ENT[3], ces services étant disponibles dans l'ENT, l'option a nettement moins d'intérêt.

Attention : L'ordre d'importation recommandé est d'abord les élèves puis les enseignants. En effet, un enseignant est affecté à ses équipes pédagogiques uniquement si celles-ci existent et que la classe ou le groupe associé comporte des élèves.

L'étape suivante consiste à choisir un certain nombre de "préférences" lors de l'importation des élèves et des enseignants. A part la rubrique "Génération des identifiants, tout le reste est modifiable après l'importation.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton "valider" pour pouvoir passer à l'étape suivante.

EAD-importprefeleveEAD-importprefprof
Préférences d'importation des utilisateurs

Étape transmission des fichiers :

Import des élèves : le fichier "ResponsablesAvecAdresses ne sera pas demandé si on a choisit à l'étape 3 "élèves seulement"

Pour chaque fichier, après l'avoir sélectionné, le bouton "envoyer" permet de le télécharger sur le serveur.

Import des enseignants et personnels administratifs :

Souvent en tout début d'année scolaire, du fait de nominations parfois tardives, les administrations ne font les remontées de service dans STSWEB que tardivement (parfois début octobre).

Si on récupère le fichier sts_emp_...xml avant que cette remontée soit faite, les enseignants ne seront pas associés à leurs classes et les nouveaux collègues n'auront pas de compte.

Pour permettre une pleine utilisation du réseau, il faut plaider pour une première remontée des services dès le début du mois de septembre.

Lorsque tous les fichiers sont téléchargés, on clique sur le lien "Lancer la lecture".

Une vérification de la qualité des fichiers est alors effectuée.

Jusqu'à la fin de cette étape (signalée par le mot FIN) aucune modification n'a encore été réalisée dans l'annuaire LDAP[4].

Lancer l'importation : un message incitant à la patience apparaît alors : “Importation des comptes en cours, veuillez conserver cette page. Cette opération peut être longue.”

Attention : Cette étape consiste à écrire dans l'annuaire, qui est donc indisponible. L'usage du réseau est donc fortement perturbé durant cette opération. Il faut prévoir de la réaliser à un moment où il n'y a pas de cours.

Rapport d'importation :

Le rapport d'importation est disponible sur la page d'accueil de l'EAD[1]. Vous en trouverez aussi une copie dans le dossier “importation” du répertoire personnel de l'admin sous le nom ”rapport_date_heure.txt”. Vous trouverez également dans ce dossier les listes des comptes crées sous la forme de fichiers csv (exemple : enseignants_20100109_192908.csv), un fichier pour chaque type d'utilisateurs et à chaque nouvelle importation.

Conseil

  • les mots de passe des utilisateurs retrouvés ne sont pas modifiés et remplacés par “déjà attribué” dans les fichiers de comptes

  • Faites le ménage de temps en temps dans le dossier Importation

  • Lors d'une importation, les élèves sont retrouvés grâce aux nom, prénom, date de naissance et numéro interne de l'élève. Si vous avez opté pour la création d'utilisateurs “manuellement”, il faut bien être conscient que la moindre différence risque d'entraîner un doublon.

    Donc, même en cas d'arrivée en cours d'année d'un seul élève, nous vous conseillons de rechercher les nouveaux fichiers SIECLE et de procéder à un import automatique "mises à jour des bases"

  • Quelques jours après, voire quelques semaines après avoir fait l'import de début d'année, il est conseillé de "Purger les comptes utilisateurs".